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Fachbereich · Fake Invoice

Die Rechnung sah aus wie immer – nur die Bankverbindung war eine andere.

Rechnungsbetrug richtet sich nicht gegen unaufmerksame Unternehmen, sondern gegen funktionierende Abläufe. Die Rechnung kommt zum erwarteten Zeitpunkt, über den gewohnten Kanal, mit korrekter Bestellnummer und passendem Betrag. Geändert ist nur ein Feld. Bemerkt wird es meist erst, wenn der echte Lieferant Wochen später mahnt – und dann ist die Zahlung längst weitergeleitet.

Fall schildernErste Schritte

  • Erstkontakt

    innerhalb von 24 Stunden

  • Zeitfenster

    Rückholung ist eine Frage von Stunden

  • Ursache

    häufig ein kompromittiertes Postfach

  • Folgefragen

    Erfüllungswirkung und Haftung im Innenverhältnis

Soforthilfe

Die ersten Stunden nach einer Fehlzahlung

Bei diesem Muster zählt die Reaktionszeit stärker als bei jedem anderen. Die Mittel werden auf dem Empfängerkonto in der Regel binnen weniger Stunden weiterverteilt.

  1. Sofort die Bank anrufen und den Rückruf verlangen

    Nutzen Sie das Telefon, nicht das Kontaktformular, und verlangen Sie ausdrücklich den Rückruf der Überweisung sowie die Kontaktaufnahme mit der Empfängerbank. Bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung mit Datum und Uhrzeit Ihrer Meldung. Die hierfür maßgeblichen Fristen können sehr kurz sein und sollten sofort erfragt werden.

  2. Weitere Zahlungen an diesen Empfänger anhalten

    Stoppen Sie den laufenden Zahlungslauf und alle terminierten Aufträge an dieselbe Kontoverbindung. Prüfen Sie zugleich den Stammdatensatz des Lieferanten und setzen Sie ihn auf die verifizierte alte Verbindung zurück, damit nicht die nächste Zahlung denselben Weg nimmt.

  3. Den echten Lieferanten über einen bekannten Kanal erreichen

    Rufen Sie unter einer Nummer an, die Sie aus früheren Unterlagen kennen – nicht unter der Nummer aus der fraglichen E-Mail. Klären Sie, ob dort ein Angriff bekannt ist. Häufig sind beide Seiten betroffen, und der Lieferant hat denselben Vorgang bei anderen Kunden bereits gesehen.

  4. Postfächer und Zugänge auf Kompromittierung prüfen

    Lassen Sie Anmeldungen, Weiterleitungsregeln und angemeldete Geräte in den beteiligten Postfächern kontrollieren und setzen Sie die Zugangsdaten aus einer sauberen Umgebung zurück. Solange der Zugriff besteht, wird auch Ihre interne Aufarbeitung mitgelesen.

  5. Beweise sichern, bevor aufgeräumt wird

    Sichern Sie die Originalnachricht mit vollständigen Kopfzeilen, den ursprünglichen und den manipulierten Anhang, den Zahlungsbeleg mit Referenznummer, die Freigabeprotokolle und den Änderungsverlauf im Stammdatensatz. Löschen Sie keine Nachrichten, auch nicht die offensichtlich gefälschten.

  6. Anzeige erstatten und intern dokumentieren

    Erstatten Sie Anzeige und halten Sie zugleich intern fest, wer wann welche Freigabe erteilt hat. Diese Dokumentation ist nicht gegen Mitarbeitende gerichtet, sondern Voraussetzung für die spätere Klärung gegenüber Lieferant, Versicherer und gegebenenfalls Bank.

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Überblick

Wie eine manipulierte Rechnung in den Zahlungslauf gelangt

Am Anfang steht fast immer ein Zugriff auf E-Mail-Kommunikation – entweder bei Ihnen oder beim Lieferanten. Die Angreifer lesen den Schriftverkehr mit, lernen Ansprechpartner, Formulierungen, Bestellzyklen und Zahlungsziele kennen und warten auf eine echte Rechnung. Diese wird abgefangen, im Anhang verändert und mit einer minimal abweichenden Absenderadresse erneut versendet. Alles daran ist echt, außer der Kontoverbindung.

Eine Variante kommt ohne Rechnung aus. Statt eines geänderten Anhangs erreicht die Buchhaltung eine höfliche Mitteilung, der Lieferant habe die Bankverbindung gewechselt – gelegentlich mit dem Hinweis, das bisherige Konto sei wegen einer Prüfung gesperrt. Die Änderung wird im Stammdatensatz hinterlegt und wirkt sich anschließend auf alle folgenden Zahlungen aus, nicht nur auf eine.

Für das betroffene Unternehmen entstehen daraus zwei getrennte Probleme. Das erste ist der Abfluss selbst und die Frage, ob die Mittel noch erreichbar sind. Das zweite betrifft das Verhältnis zum Lieferanten: Eine Zahlung auf ein fremdes Konto befreit regelmäßig nicht von der Verbindlichkeit, sodass die Forderung offenbleibt, während der gezahlte Betrag verloren scheint. Wer diesen Schaden am Ende trägt, hängt vom konkreten Ablauf ab und ist häufig streitig.

Erkennen

Woran die Manipulation auffällt

Die folgenden Punkte sind im laufenden Betrieb prüfbar und decken den überwiegenden Teil der Fälle ab, bevor gezahlt wird.

  • Die IBAN im Rechnungsanhang weicht von der auf früheren Rechnungen desselben Lieferanten ab.
  • Die Bankverbindung liegt in einem anderen Land als der Sitz des Lieferanten, ohne dass dafür ein Grund genannt wird.
  • Die Absenderadresse unterscheidet sich um ein Zeichen – ein zusätzlicher Buchstabe, eine getauschte Endung, ein Bindestrich mehr.
  • Eine Antwort auf einen laufenden Verlauf enthält plötzlich einen neuen Empfängerkreis oder eine geänderte Antwortadresse.
  • Die Mitteilung über die Kontoänderung kommt ausschließlich per E-Mail und drängt auf eine schnelle Umsetzung vor dem nächsten Zahlungslauf.
  • Die Rechnung ist als PDF neu erzeugt worden und weicht in Schrift, Abständen oder Metadaten von den bisherigen ab.
  • Der Lieferant mahnt eine Rechnung an, die in Ihrem System als bezahlt geführt wird.

Mögliche Maßnahmen

Mögliche Maßnahmen

Neben der Rückholung geht es bei diesem Muster immer auch um die Frage, wer den Schaden trägt. Beide Ebenen behandeln wir getrennt, weil sie unterschiedlichen Regeln folgen.

  • Begleitung der Rückholung

    Wir formulieren die Anfragen an die eigene Bank und an die Empfängerbank, wahren die Fristen und dokumentieren den Ablauf. Ein Auskunftsanspruch gegenüber dem beteiligten Zahlungsdienstleister kann in Betracht kommen, wenn der Empfänger identifiziert werden soll.

  • Klärung der Erfüllungswirkung gegenüber dem Lieferanten

    Ob die Forderung durch die Zahlung erloschen ist, hängt unter anderem davon ab, wessen Sphäre der Angriff zuzuordnen ist und wie die Kontoänderung mitgeteilt wurde. Diese Frage ist regelmäßig streitig; eine Prüfung kann erforderlich sein, bevor eine zweite Zahlung geleistet oder eine Mahnung akzeptiert wird.

  • Prüfung von Ansprüchen gegen Beteiligte

    Je nach Sachverhalt kommen Ansprüche gegen den Lieferanten, gegen einen IT-Dienstleister oder gegen ein beteiligtes Institut in Betracht, wenn dort Pflichten verletzt wurden. Das setzt eine Auswertung der Verträge und des technischen Befunds voraus.

  • Meldung an den Versicherer

    Bestehende Vertrauensschadens- oder Cyber-Deckungen sehen regelmäßig kurze Anzeigefristen und Obliegenheiten vor. Wir melden den Schaden fristgerecht und begleiten die Korrespondenz; über die Regulierung entscheidet der Versicherer.

  • Absicherung des Zahlungsprozesses

    Für die Zukunft kann eine Anpassung der Freigaberegeln sinnvoll sein – etwa telefonische Verifizierung jeder Kontoänderung über eine hinterlegte Nummer, Vier-Augen-Prinzip ab einer Betragsgrenze und ein gesperrter Stammdatensatz. Wir formulieren die entsprechenden Vorgaben auf Wunsch mit.

Aussichten

Wie die Aussichten einzuschätzen sind

Ob der Betrag zurückgeholt werden kann, hängt allein davon ab, wo er sich befindet und wer ihn hält. Wird die Fehlzahlung innerhalb weniger Stunden bemerkt, kommt es vor, dass ein Teil auf dem Empfängerkonto noch vorhanden ist. Nach der üblichen Weiterverteilung über mehrere Konten und Staaten sinken die Möglichkeiten deutlich. Eine Zusage über das Ergebnis ist in keinem Fall möglich, und der Zeitpunkt der Entdeckung ist der einzige Faktor, den Sie beeinflussen können.

Die zweite Ebene bleibt länger offen. Die Auseinandersetzung mit dem Lieferanten über die Erfüllungswirkung, mögliche Ansprüche gegen Dienstleister und die Frage der Versicherungsdeckung folgen eigenen Regeln und eigenen Fristen. Hier gibt es greifbare Gegenüber, was die Ausgangslage von der reinen Rückholung unterscheidet – ein bestimmtes Ergebnis folgt daraus aber ebenfalls nicht.

Wir sagen Ihnen zu Beginn, welche der beiden Ebenen im konkreten Fall noch Aussicht bietet und wo der Aufwand nicht mehr im Verhältnis steht. Die übergreifende Darstellung zu Beweissicherung und Zahlungsverfolgung finden Sie im Fachbereich Betrug & Scam.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zu manipulierten Rechnungen

Die Antworten beschreiben den Rahmen. Was in Ihrem Fall gilt, hängt vom Vertragsverhältnis, vom Ablauf der Kontoänderung und vom technischen Befund ab.

Verwandte Fachbereiche

Häufig zusammen auftretende Muster

Betrugsfälle folgen selten genau einem Muster. Wenn Ihr Fall nur teilweise passt, hilft häufig ein Blick auf die benachbarten Fachbereiche.

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